EJ-Konvertierung nach GoBD
Mithilfe dieses Assistenten ist es möglich, dass elektronische Journal Ihrer Kassen so aufzubereiten, dass es im Sinne der Datenträgerüberlassung nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) konvertiert und gespeichert wird und somit den Finanzbehörden zur Verfügung gestellt werden kann.
Support
Unterstützung bei der Einrichtung und Verwendung des Programms erhalten Sie bei Ihrem Kassen-
Fachhändler
Installation
Bitte stellen Sie zunächst sicher, dass Sie als Administrator angemeldet sind, bevor Sie die Installation ausführen. Die Software wird wie folgt installiert:
Legen Sie die Installations-CD in das CD- oder DVD-Laufwerk Ihres Computers ein. Das Installations-Programm sollte automatisch starten.
Ist dies nicht der Fall, dann haben Sie die automatische Wiedergabe deaktiviert. In diesem Fall müssen Sie das auf der CD befindliche Programm SetupGoBDToolUP.exe manuell starten. Öffnen Sie hierzu den Windows-Explorer. Wählen Sie dann das Laufwerk aus, in dem sich die CD befindet. Doppelklicken Sie dann auf die Datei SetupGoBDToolUP.exe, um das Installations-Programm zu starten.
Der Installation-Assistent begleitet Sie schrittweise durch die Installation: Im ersten Schritt müssen Sie das Lizenzabkommen annehmen, im zweiten Schritt wählen Sie das Installationsverzeichnis aus. Nach Abschluss der Installation finden Sie auf Ihrem Desktop als auch im Windows-Programmmenü eine Verknüpfung zum eigentlichen Programm.
Voraussetzungen
Kassen-Programmierung
Das elektronische Journal muss kassenseitig auf SD-Karte gespeichert werden. Dazu muss entweder ein entsprechender Service-Parameter gesetzt oder aber ein Master-Reset mit geeeigneter Fiskal-Auswahl durchgeführt werden. Weiterführende Informationen entnehmen Sie bitte den jeweiligen Kassen-Handbüchern.
Unterstütze Kassenmodelle
Die folgenden SHARP-Kassenmodelle werden unterstützt:
SHARP ER-A280
SHARP ER-A411/ER-A421
SHARP UP-800
SHARP UP-3500
SHARP UP-3515
Beachten Sie bitte unbedingt, dass nicht alle ROM-Versionen die notwendige Fiskal-Programmierung unterstützen.
Datenübernahme
Diese Anwendung kommuniziert nicht mit Ihren Kassen. Das bedeutet, dass Sie sicherstellen müssen, dass der Computer, auf dem dieser Assistent ausgeführt wird, Zugriff auf die SD-Karten der Kassen hat.
Vor dem Programmaufruf
Stellen Sie bitte vor dem Programmaufruf sicher, dass die Installations-CD eingelegt ist. Ist dies nicht der Fall, werden Sie aufgefordert, die CD einzulegen.
Programmablauf
Die Datenkonvertierung wird mithilfe dieses Assistenten in vier Schritten durchgeführt:
Schritt 1 von 4: SD-Karte einlegen
Sofern noch nicht geschehen, legen Sie bitte zunächst die SD-Karte ein.
Schritt 2 von 4: Auswahl der Dateien
Navigieren Sie im linken Auswahlbaum zur SD-Karte und wählen Sie dort das gewünschte Verzeichnis aus. Enthält der selektierte Verzeichnispfad die Schlüsselwörter "\SHARP" oder "\EJ", werden die darunterliegenden Verzeichnisse automatisch eingelesen. Gefundene Dateien werden in der rechten Auswahlliste eingetragen und vorselektiert. Diese Vorauswahl können Sie aber in diesem Schritt ändern. Um den Vorgang fortsetzen zu können, muss mindestens eine Datei ausgewählt sein.
Schritt 3 von 4: Zielverzeichnis festlegen
Wählen Sie nun das Verzeichnis aus, in dem die konvertierten Daten abgespeichert werden sollen. Sie können erst dann fortfahren, wenn ein Verzeichnis angegeben ist. Beachten Sie bitte, dass Sie ein Verzeichnis auswählen, in das geschrieben werden kann (Zugriffsrechte und Schreibschutz prüfen). Ferner können Sie hier festlegen, dass nach Abschluss der Konvertierung der Zielordner automatisch geöffnet wird, um direkt eine weitere Verarbeitung zu ermöglichen.
Schritt 4 von 4: Eingaben kontrollieren
Ihre Eingaben werden abschließend zusammengefasst. Wenn diese in Ordnung sind, wählen Sie "Ausführen", um mit der Verarbeitung zu beginnen, andernfalls wählen Sie "Zurück", um die Eingaben zu korrigieren.
Hinweis: Ihre Eingaben werden gespeichert und beim nächsten Programmstart automatisch geladen, so dass Sie zügig mit der letzten Auswahl arbeiten können.
Nach Abschluss der Verarbeitung können Sie den Zielordner öffnen oder mit Schritt 1 fortfahren, um eine weitere SD-Karte auszulesen.
Nach Abschluss der Konvertierung
Protokollierung
Jeder Auslesevorgang wird protokolliert. Nach Abschluss der Konvertierung wird das Protokoll automatisch angezeigt. Es wird empfohlen, dieses Protokoll einzusehen, um den Konvertierungsstatus zu überprüfen. Die Protokolle werden im Verzeichnis für Anwendungsdaten des angemeldeten Windows-Benutzers im Unterverzeichnis SHARP UP-GoBD\logs als Textdatei abgelegt, so dass diese auch nachträglich einsehbar sind. Die Protokolldateien werden mit einem Datums- und Zeitstempel versehen und wie im folgenden Beispiel gespeichert.
Beispiel: Sie führen eine Konvertierung am 31.07.2012 um 09:23.46.123 Uhr durch (die Zahlen hinter dem Punkt entsprechen den Millisekunden). Das zugehörige Protokoll finden Sie dann im Pfad [Windows-Anwendungsdaten]\SHARP UP-GoBD\logs\20120731\092346123.log
Die obere Funktionsleiste in der Protokollansicht als auch das Kontextmenü (Klick mit der rechten Maustaste auf die Ansicht) bieten Ihnen zwei Funktionen: Zum einen können Sie das gerade angezeigte Protokoll als Textdatei speichern. Wenn Sie aus dem Kontextmenü den Entrag Speichern unter wählen, öffnet sich ein Dialog, mit dessen Hilfe Sie den Namen als auch den Speicherort der Textdatei angeben. Per Vorgabe wird als Dateiname die Bezeichnung gobdlog.txt verwendet, Sie können aber auch einen anderen Namen angeben.
Zum anderen bietet das Kontextmenü die Möglichkeit an, den Ordner für diese Protokolldateien aufzurufen. Wählen Sie dazu den Eintrag Ordner anzeigen aus. Es wird daraufhin der Protokollordner mittels Windows Explorer geöffnet.
Die Protokolle werden 21 Tage vorgehalten, danach ggf. automatisch beim Programmstart gelöscht. Die Protokolldateien werden nicht bei Zusammenstellung der Dateien für die Datenträgerüberlassung berücksichtigt.
Dateien im Zielordner
Für jeden Auslesevorgang wird ähnlich wie bei den Protokollen zunächst ein Unterordner mit Datums- und Zeitstempel im Zielverzeichnis angelegt, z.B. 20120731_092358 (der Zeitstempel ist also nicht mit dem der Protokolle identisch, ferner werden die Millisekunden hier nicht verwendet). In diesem Unterordner befinden sich alle Dateien, die für die Datenträgerüberlassung relevant sind. Im Einzelnen handelt es sich um folgende Dateien:
Datei Bedeutung
DExtractor.exe Ein Hilfsprogramm, um die verschlüsselten und komprimierten Daten zu entpacken.
EJ<YYYYMMDD>_<nnnn>.dtu
Archivdateien, die die verschlüsselten CSV-Daten enthalten. Die erste Nummer entspricht dem Datumsstempel des Auslesevorgangs, die zweite Nummer ist die fortlaufende Dateinummer Ihrer Auswahl aus Schritt 2, wobei diese mit Index null beginnen.
GoBD-01-09-2004.dtd
Dies ist eine statische Datei, die für die Übergabe an die IDEA-Software der Finanzbehörde benötigt wird.
index.xml
Dies ist eine zur Laufzeit erstellte Datei, die sowohl als Inhaltsverzeichnis als auch zur Formatbeschreibung von der IDEA-Software benötigt wird.
readme.txt Eine Hilfsdatei, die Anweisungen zum Extrahieren der Umsatzdaten enthält.
Die Datenträgerüberlassung
Die im Zielverzeichnis befindlichen Unterordner samt den enthaltenen Dateien müssen abschließend der Finanzbehörde zur Verfügung gestellt werden, indem diese auf einen Datenträger (CD oder DVD) gebrannt werden. Dieser letzte Vorgang kann nicht mit dem Assistenten erledigt werden, vielmehr verwenden Sie hierzu die entsprechenden Funktionen Ihres Betriebssystems oder geeignete Hilfsprogramme.
