EJ-Konvertierung nach GoBD
Mithilfe dieses Assistenten ist es mglich, dass elektronische Journal Ihrer Kassen so aufzubereiten, dass es im Sinne der Datentrgerberlassung nach den Grundstzen zur ordnungsmigen Fhrung und Aufbewahrung von Bchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) konvertiert und gespeichert wird und somit den Finanzbehrden zur Verfgung gestellt werden kann.
Support
Untersttzung bei der Einrichtung und Verwendung des Programms erhalten Sie bei Ihrem Kassen-
Fachhndler
Installation
Bitte stellen Sie zunchst sicher, dass Sie als Administrator angemeldet sind, bevor Sie die Installation ausfhren. Die Software wird wie folgt installiert:
Legen Sie die Installations-CD in das CD- oder DVD-Laufwerk Ihres Computers ein. Das Installations-Programm sollte automatisch starten.
Ist dies nicht der Fall, dann haben Sie die automatische Wiedergabe deaktiviert. In diesem Fall mssen Sie das auf der CD befindliche Programm SetupGoBDToolUP.exe manuell starten. ffnen Sie hierzu den Windows-Explorer. Whlen Sie dann das Laufwerk aus, in dem sich die CD befindet. Doppelklicken Sie dann auf die Datei SetupGoBDToolUP.exe, um das Installations-Programm zu starten.
Der Installation-Assistent begleitet Sie schrittweise durch die Installation: Im ersten Schritt mssen Sie das Lizenzabkommen annehmen, im zweiten Schritt whlen Sie das Installationsverzeichnis aus. Nach Abschluss der Installation finden Sie auf Ihrem Desktop als auch im Windows-Programmmen eine Verknpfung zum eigentlichen Programm.
Voraussetzungen
Kassen-Programmierung
Das elektronische Journal muss kassenseitig auf SD-Karte gespeichert werden. Dazu muss entweder ein entsprechender Service-Parameter gesetzt oder aber ein Master-Reset mit geeeigneter Fiskal-Auswahl durchgefhrt werden. Weiterfhrende Informationen entnehmen Sie bitte den jeweiligen Kassen-Handbchern.
Untersttze Kassenmodelle
Die folgenden SHARP-Kassenmodelle werden untersttzt:
SHARP ER-A280
SHARP ER-A411/ER-A421
SHARP UP-800
SHARP UP-3500
SHARP UP-3515
Beachten Sie bitte unbedingt, dass nicht alle ROM-Versionen die notwendige Fiskal-Programmierung untersttzen.
Datenbernahme
Diese Anwendung kommuniziert nicht mit Ihren Kassen. Das bedeutet, dass Sie sicherstellen mssen, dass der Computer, auf dem dieser Assistent ausgefhrt wird, Zugriff auf die SD-Karten der Kassen hat.
Vor dem Programmaufruf
Stellen Sie bitte vor dem Programmaufruf sicher, dass die Installations-CD eingelegt ist. Ist dies nicht der Fall, werden Sie aufgefordert, die CD einzulegen.
Programmablauf
Die Datenkonvertierung wird mithilfe dieses Assistenten in vier Schritten durchgefhrt:
Schritt 1 von 4: SD-Karte einlegen
Sofern noch nicht geschehen, legen Sie bitte zunchst die SD-Karte ein.
Schritt 2 von 4: Auswahl der Dateien
Navigieren Sie im linken Auswahlbaum zur SD-Karte und whlen Sie dort das gewnschte Verzeichnis aus. Enthlt der selektierte Verzeichnispfad die Schlsselwrter "\SHARP" oder "\EJ", werden die darunterliegenden Verzeichnisse automatisch eingelesen. Gefundene Dateien werden in der rechten Auswahlliste eingetragen und vorselektiert. Diese Vorauswahl knnen Sie aber in diesem Schritt ndern. Um den Vorgang fortsetzen zu knnen, muss mindestens eine Datei ausgewhlt sein.
Schritt 3 von 4: Zielverzeichnis festlegen
Whlen Sie nun das Verzeichnis aus, in dem die konvertierten Daten abgespeichert werden sollen. Sie knnen erst dann fortfahren, wenn ein Verzeichnis angegeben ist. Beachten Sie bitte, dass Sie ein Verzeichnis auswhlen, in das geschrieben werden kann (Zugriffsrechte und Schreibschutz prfen). Ferner knnen Sie hier festlegen, dass nach Abschluss der Konvertierung der Zielordner automatisch geffnet wird, um direkt eine weitere Verarbeitung zu ermglichen.
Schritt 4 von 4: Eingaben kontrollieren
Ihre Eingaben werden abschlieend zusammengefasst. Wenn diese in Ordnung sind, whlen Sie "Ausfhren", um mit der Verarbeitung zu beginnen, andernfalls whlen Sie "Zurck", um die Eingaben zu korrigieren.
Hinweis: Ihre Eingaben werden gespeichert und beim nchsten Programmstart automatisch geladen, so dass Sie zgig mit der letzten Auswahl arbeiten knnen.
Nach Abschluss der Verarbeitung knnen Sie den Zielordner ffnen oder mit Schritt 1 fortfahren, um eine weitere SD-Karte auszulesen.
Nach Abschluss der Konvertierung
Protokollierung
Jeder Auslesevorgang wird protokolliert. Nach Abschluss der Konvertierung wird das Protokoll automatisch angezeigt. Es wird empfohlen, dieses Protokoll einzusehen, um den Konvertierungsstatus zu berprfen. Die Protokolle werden im Verzeichnis fr Anwendungsdaten des angemeldeten Windows-Benutzers im Unterverzeichnis SHARP UP-GoBD\logs als Textdatei abgelegt, so dass diese auch nachtrglich einsehbar sind. Die Protokolldateien werden mit einem Datums- und Zeitstempel versehen und wie im folgenden Beispiel gespeichert.
Beispiel: Sie fhren eine Konvertierung am 31.07.2012 um 09:23.46.123 Uhr durch (die Zahlen hinter dem Punkt entsprechen den Millisekunden). Das zugehrige Protokoll finden Sie dann im Pfad [Windows-Anwendungsdaten]\SHARP UP-GoBD\logs\20120731\092346123.log
Die obere Funktionsleiste in der Protokollansicht als auch das Kontextmen (Klick mit der rechten Maustaste auf die Ansicht) bieten Ihnen zwei Funktionen: Zum einen knnen Sie das gerade angezeigte Protokoll als Textdatei speichern. Wenn Sie aus dem Kontextmen den Entrag Speichern unter whlen, ffnet sich ein Dialog, mit dessen Hilfe Sie den Namen als auch den Speicherort der Textdatei angeben. Per Vorgabe wird als Dateiname die Bezeichnung gobdlog.txt verwendet, Sie knnen aber auch einen anderen Namen angeben.
Zum anderen bietet das Kontextmen die Mglichkeit an, den Ordner fr diese Protokolldateien aufzurufen. Whlen Sie dazu den Eintrag Ordner anzeigen aus. Es wird daraufhin der Protokollordner mittels Windows Explorer geffnet.
Die Protokolle werden 21 Tage vorgehalten, danach ggf. automatisch beim Programmstart gelscht. Die Protokolldateien werden nicht bei Zusammenstellung der Dateien fr die Datentrgerberlassung bercksichtigt.
Dateien im Zielordner
Fr jeden Auslesevorgang wird hnlich wie bei den Protokollen zunchst ein Unterordner mit Datums- und Zeitstempel im Zielverzeichnis angelegt, z.B. 20120731_092358 (der Zeitstempel ist also nicht mit dem der Protokolle identisch, ferner werden die Millisekunden hier nicht verwendet). In diesem Unterordner befinden sich alle Dateien, die fr die Datentrgerberlassung relevant sind. Im Einzelnen handelt es sich um folgende Dateien:
Datei Bedeutung
DExtractor.exe Ein Hilfsprogramm, um die verschlsselten und komprimierten Daten zu entpacken.
EJ<YYYYMMDD>_<nnnn>.dtu
Archivdateien, die die verschlsselten CSV-Daten enthalten. Die erste Nummer entspricht dem Datumsstempel des Auslesevorgangs, die zweite Nummer ist die fortlaufende Dateinummer Ihrer Auswahl aus Schritt 2, wobei diese mit Index null beginnen.
GoBD-01-09-2004.dtd
Dies ist eine statische Datei, die fr die bergabe an die IDEA-Software der Finanzbehrde bentigt wird.
index.xml
Dies ist eine zur Laufzeit erstellte Datei, die sowohl als Inhaltsverzeichnis als auch zur Formatbeschreibung von der IDEA-Software bentigt wird.
readme.txt Eine Hilfsdatei, die Anweisungen zum Extrahieren der Umsatzdaten enthlt.
Die Datentrgerberlassung
Die im Zielverzeichnis befindlichen Unterordner samt den enthaltenen Dateien mssen abschlieend der Finanzbehrde zur Verfgung gestellt werden, indem diese auf einen Datentrger (CD oder DVD) gebrannt werden. Dieser letzte Vorgang kann nicht mit dem Assistenten erledigt werden, vielmehr verwenden Sie hierzu die entsprechenden Funktionen Ihres Betriebssystems oder geeignete Hilfsprogramme.
