WEITERLEITEN EMPFANGENER DATEN AN VOREINGESTELLTE ZIELE (EINGANGS-ROUTING EINSTELLEN)
Übersicht
Empfangene Faxe können automatisch an eine Fax-Adresse, Internet-Fax-Adresse, E-Mail-Adresse, eine Dateiserveradresse, Desktop-Adresse oder eine Netzwerkordneradresse weitergeleitet werden. Empfangene Daten können ohne Druckvorgang an die angegebenen Ziele weitergeleitet werden.
Im Einstellungsmodus (Webversion) können Sie die das Eingangs-Routing für alle empfangenen Daten konfigurieren. Die Vorgehensweise für den Zugriff auf den Einstellungsmodus (Webversion) wird in der Kurzanleitung beschrieben.
Bei den folgenden Erläuterungen wird davon ausgegangen, dass auf den Einstellungsmodus (Webversion) mit der Administratorzugriffsberechtigung zugegriffen wurde.
Bei den folgenden Erläuterungen wird davon ausgegangen, dass auf den Einstellungsmodus (Webversion) mit der Administratorzugriffsberechtigung zugegriffen wurde.
Für jede Weiterleitungstabelle lässt sich schnell einstellen, ob Daten weitergeleitet werden sollen oder nicht. Wählen Sie im „Einstellungsmodus“ [Applikations-Einstellungen] → [Empfangene Daten weiterleiten], und berühren Sie auf der angezeigten Weiterleitungstabelle die Taste [Gültig] bzw. [Ungültig], um die Einstellung umzuschalten.
- Diese Funktion kann nicht für Faxnachrichten verwendet werden, die per vertraulichem Empfang empfangen wurden.
- Wenn mit dieser Funktion weitergeleitete Faxe an der Zieladresse gedruckt werden, können Eingangsdatum und -uhrzeit nicht gedruckt werden. (Die Option "Empfangsdatum & -zeit drucken" ist deaktiviert.)
- Die empfangenen Daten werden nicht an Hyperlink-Ziele weitergeleitet, die für die angegebene Adresse registriert sind.
Bedienung
Klicken Sie im "Einstellungsmodus" auf [Applikations-Einstellungen] → [Einstellungen Eingangs-Routing] → [Administration einstellen].
Wählen Sie unter „Empfangene Daten weiterleiten“ die Option [Gültig] und klicken Sie auf [Speichern].
Sie können bestimmen, dass Benutzer ohne Administratorrechte die Weiterleitungslisten in diesem Bildschirm nicht speichern, bearbeiten oder löschen und auch nicht die zu verwendende Liste auswählen dürfen. Dazu setzen Sie die Kontrollfelder für die folgenden Elemente auf _S.jpg){kind=icon}
.
- Anmeldung der Sendeliste aus
- Änderung deaktivieren/Löschen des Weiterleitungsfaches
- Änderung der Sendegenehmigung nicht gestattet
- [Stets drucken]: Empfangene Daten werden vor dem Weiterleiten stets gedruckt.
- [Bei Fehler drucken]: Empfangene Daten werden nur gedruckt, wenn ein Fehler die Weiterleitung verhindert.
- [Nur bei Fehler sichern]: Empfangene Daten werden nur gespeichert, wenn ein Fehler die Weiterleitung verhindert. Für die gespeicherten Daten kann die fehlerhafte Adresse bestätigt und der Sendevorgang wiederholt werden. Berühren Sie im Auftragsstatusbildschirm auf der Registerkarte [Scanner] oder [Fax] des Aktionsfelds die Taste [Fehlerpostfach für das Weiterleiten empfangener Daten prüfen].
Klicken Sie im "Einstellungsmodus" im Menü [Eingangs-Routing einstellen] auf [Sendernummer/-adresse registrieren].
Geben Sie die Absenderadresse oder -faxnummer unter „Internet-Fax-Adresse“ bzw. "Faxnummer" ein und klicken Sie auf [Zur Liste hinzufügen].
Die eingegebene Adresse wird zur Liste "Eingegebene Absenderadresse oder -faxnummer" hinzugefügt.
Sie können die Adresse direkt eingeben (maximal 1500 Zeichen) oder aus einem globalen Adressbuch auswählen. In diesem Fall klicken Sie auf die Schaltfläche [Globale Adresssuche].
Um mehrere Absenderadressen oder -faxnummern zu speichern, wiederholen Sie diese Schritte.
Sie können die Adresse direkt eingeben (maximal 1500 Zeichen) oder aus einem globalen Adressbuch auswählen. In diesem Fall klicken Sie auf die Schaltfläche [Globale Adresssuche].
Um mehrere Absenderadressen oder -faxnummern zu speichern, wiederholen Sie diese Schritte.
- Wenn nur Faxnachrichten von speziellen Adressen weitergeleitet werden sollen, speichern Sie die gewünschten Absenderadressen. Hier gespeicherte Absenderadressen können aus einer Liste ausgewählt werden, wenn Sie eine Weiterleitungstabelle speichern.
- Es können bis zu 500 Absendernummern/-adressen gespeichert werden.
- Wählen Sie zum Löschen einer eingegebenen Adresse diese unter „Einzugebende Adresse“ aus und klicken Sie auf [Löschen].
Wenn Sie alle Adressen eingegeben haben, klicken Sie auf [Speichern].
Klicken Sie im "Einstellungsmodus" auf [Eingangs-Routing einstellen] und anschließend auf [Hinzufügen].
Geben Sie eine „Tabellenbezeichnung“ ein.
Wählen Sie die Weiterleitungsbedingungen aus.
Wählen Sie [An alle Weiterleitziele weiterleiten] oder [Weiterleiten basierend auf den Bedingungen des Weiterleitziels 1–3].
Wählen Sie den Absender, dessen Faxe weitergeleitet werden sollen.
- Wählen Sie zum Weiterleiten aller empfangenen Faxnachrichten [Alle empfangenen Daten weiterleiten].
- Wenn Sie nur Daten von bestimmten Absendern weiterleiten möchten, wählen Sie [Daten vom unten genannten Sender weiterleiten]. Wenn Sie alle Daten mit Ausnahme der Daten bestimmter Absender weiterleiten möchten, wählen Sie [Von Sendern empfangene Daten weiterleiten, außer unten] aus. Wählen Sie die entsprechenden Absender in der Liste aus, und klicken Sie auf die Schaltfläche [Hinzufügen].
Bei der Auswahl von Absendern aus der Liste "Sendernummer/-adresse einstellen" können Sie die [Shift]-Taste oder die [Ctrl]-Taste auf Ihrer Tastatur zum gleichzeitigen Auswählen mehrerer Absender verwenden.
Wählen Sie die Weiterleitungsbedingungen aus.
- Wenn Sie die Empfangsdaten immer weiterleiten möchten, wählen Sie [Immer weiterleiten] aus.
- Wenn Sie für die Weiterleitung einen bestimmten Tag oder eine bestimmte Uhrzeit festlegen möchten, wählen Sie [Weiterl.an ausgew.Tag&Zeit] und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen () für den gewünschten Wochentag. Wenn Sie eine Uhrzeit festlegen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen [Weiterleitungszeit festlegen]
(), und geben Sie die Uhrzeit an.
Für eine Weiterleitungstabelle können maximal drei verschiedene Einstellungen für Tag und Uhrzeit festgelegt werden. Für jede festgelegte Uhrzeit kann eine Weiterleitungsadresse festgelegt werden. Verwenden Sie für die Konfiguration dieser Einstellungen die Registerkarten von [Weiterleitungs-Zielverzeichnis], um auf die einzelnen Einstellungen zuzugreifen.
Wählen Sie das Dateiformat.
Das Format kann für die einzelnen Weiterleitungsadressen (für die in der Tabelle angezeigten Weiterleitungsadressen 1, 2 und 3) separat festgelegt werden.
- Bilder, die im TIFF-Format weitergeleitet wurden, werden in manchen Empfangsumgebungen unter Umständen nicht korrekt angezeigt. Ändern Sie in diesem Fall das Dateiformat zu PDF.
- Falls als Empfänger eine Internet-Fax-Adresse gewählt wurde, werden die Daten ohne Berücksichtigung des angegebenen Formats im TIFF-Format weitergeleitet.
- Falls als Empfänger eine Faxnummer gewählt wurde, wird das Dateiformat ignoriert.
Wählen Sie den Empfänger aus dem Adressbuch aus.
Sie können im Adressbuch des Geräts mehrere registrierte Adressen oder Telefonnummern angeben.
Für Empfänger 1, 2 oder 3 können bis zu insgesamt 1.000 Empfänger registriert werden.
Wenn Sie die Empfänger aus dem Adressbuch auswählen, können bis zu 400 Empfänger für Netzwerkordner, FTP/Desktop, Internetfax und Fax registriert werden.
Für Empfänger 1, 2 oder 3 können bis zu insgesamt 1.000 Empfänger registriert werden.
Wenn Sie die Empfänger aus dem Adressbuch auswählen, können bis zu 400 Empfänger für Netzwerkordner, FTP/Desktop, Internetfax und Fax registriert werden.
Geben Sie einen Empfänger direkt ein und tragen Sie die erforderlichen Angaben ein.
- Geben Sie diese Informationen bei Bedarf an.
- Geben Sie eine E-Mail-Adresse, Internet-Fax-Adresse, eine direkte SMTP-Adresse oder eine Faxnummer direkt ein und berühren Sie die Taste [Hinzufügen].
- Bei der Angabe einer E-Mail-Adresse oder Faxnummer können Sie die globale Adresssuche verwenden.
- Bei Angabe einer Faxnummer müssen Sie auch die Versandleitung und den internationalen Korrespondenzmodus festlegen.
- Wenn Sie die Empfänger direkt eingeben, können bis zu 100 Empfänger für E-Mail-Adresse, Netzwerkordner, FTP/Desktop, Internetfax und Fax registriert werden.
Klicken Sie auf [Speichern].
Klicken Sie im "Einstellungsmodus" auf [Eingangs-Routing einstellen].
Wählen Sie in der Weiterleitungstabelle [An alle Weiterleitziele weiterleiten] oder [Weiterleiten basierend auf den Bedingungen des Weiterleitziels 1–3].
Diese Einstellungen sind verknüpft mit den in Schritt 8 festgelegten Weiterleitungsbestimmungen.
Wählen Sie in der Weiterleitungstabelle die Option [Immer weiterleiten] oder [Weiterl.an ausgew.Tag&Zeit] aus.
Die hier angezeigten Einstellungen für die zulässigen Weiterleitungen sind mit den in Schritt 10 festgelegten Weiterleitungsbedingungen verknüpft.
Wenn Sie abweichende Weiterleitungsbedingungen festlegen möchten, stellen Sie diese ein.
Wenn Sie abweichende Weiterleitungsbedingungen festlegen möchten, stellen Sie diese ein.
- Wählen Sie zum Verwenden der Eingangsroutingfunktion die Weiterleitungstabellen, die Sie verwenden möchten, aus der Liste der gespeicherten Tabellen und aktivieren Sie sie.
- Klicken Sie zum Löschen einer Weiterleitungstabelle auf das Kontrollfeld neben dem Tabellennamen, um es zu markieren (
), und klicken Sie auf [Löschen].
Klicken Sie auf [Speichern].